Organisaties zijn voortdurend in beweging. Markten en doelgroepen veranderen. Zakelijke beslissingen stellen uitdagende eisen aan IT-afdelingen. De effecten van deze zakelijke beslissingen op IT moeten worden aangepakt om positieve resultaten voor de organisatie als geheel te garanderen. Als bedrijfsleider is het van vitaal belang om deze effecten en mogelijke problemen te herkennen.
Uitdagingen
Software is een van de gebieden waarop uitdagingen als gevolg van zakelijke beslissingen zichtbaar worden. Deze uitdagingen doen zich voor na ‘grote’ veranderingen zoals overnames of afstotingen, fusies, maar ook wanneer software verouderd of zelfs verouderd is, of wanneer een specifieke leverancier niet langer actief is. Als je bijvoorbeeld een bedrijf hebt dat sterk afhankelijk is van ERP en logistiek (scheepswerven bijvoorbeeld), is het heel gewoon om een bedrijf in een ander land over te nemen. De kans dat dat bedrijf precies dezelfde IT-setup heeft als jij, is vrijwel onbestaande, gezien de overvloed aan softwareoplossingen die op de markt verkrijgbaar zijn. In het beste geval heb je slechts te maken met één andere softwareomgeving en afdeling. Er zijn ook genoeg voorbeelden van scheepswerven die in de loop der tijd tientallen verschillende bedrijven in verschillende landen hebben overgenomen, waardoor ze uiteindelijk tientallen verschillende softwarestacks hebben, verspreid over de hele wereld.
Het is op zijn zachtst gezegd niet ideaal om met verschillende ERP-systemen te werken. Het gebeurt echter wel, zelfs in industrieën die dit onderdeel van hun bedrijf zo veel mogelijk willen stroomlijnen. Omdat veel scheepswerven en andere organisaties in de maakindustrie werken op basis van een kosten- of werkstructuur, is het absoluut noodzakelijk om ERP zo goed mogelijk af te stemmen op de projecten waar ze aan werken. Dit zorgt voor kostenoptimalisatie, maar ook voor meer continuïteit voor je bedrijf en blijere mensen op je IT-afdeling.
IT wil geen ‘nee’ zeggen tegen de business
Het fundamentele probleem met software die achterloopt op de business, is dat IT een belemmering wordt in plaats van de facilitator die het zou moeten zijn als het op de juiste manier wordt geïmplementeerd. Enigszins paradoxaal genoeg zorgen de ambities van de business zelf, die de beslissingen van de organisatie hebben gevoed, er nu voor dat diezelfde business dingen van IT vraagt die ze gewoon niet kan waarmaken. En in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, houdt IT er niet van om ‘nee’ te zeggen. Ze zeggen liever ‘ja’ op de vragen die de business stelt.
Wanneer je te maken hebt met een situatie zoals hierboven beschreven, met meerdere ERP-implementaties op verschillende locaties en plaatsen, is het voor IT nogal moeilijk om dit van de ene op de andere dag vloeiend te laten verlopen. Het is niet alleen het gedistribueerde karakter van alle implementaties over de hele wereld dat situaties als deze tot hoofdpijn voor IT maakt. Er zijn ook beschikbaarheids-, compatibiliteits-, compliance- en vooral beveiligingsrisico’s mee gemoeid.
Eerste stap: Leer de uitdagingen kennen…zo snel mogelijk
Om IT in staat te stellen (gedistribueerde) software goed te beheren en te ondersteunen en ‘ja’ te zeggen in plaats van ‘nee’, moeten ze eerst grip krijgen op wat de uitdagingen precies zijn. En dat niet alleen, mogelijke verliezen als gevolg van de ongewenste staat van de software moeten tot het absolute minimum worden beperkt. Tijd is essentieel. Het volledig vervangen van de softwareoplossing (in het bovenstaande voorbeeld het ERP-systeem) is meestal erg duur en waarschijnlijk erg belastend voor je IT-personeel. Moderniseren wat je al hebt, zodat het voldoet aan de huidige en toekomstige normen en eisen, is voor veel organisaties een betere en meer kosteneffectieve route.
Om je IT-omgeving te kunnen moderniseren, moet je eerst weten wat je hebt en waar je niet-ondersteunde software hebt die moet worden aangepakt. Met andere woorden, je hebt een beoordeling nodig van je huidige situatie. Op basis daarvan kun je een startegie maken om verder te gaan met wat je hebt, zowel qua softwarestack als qua mensen. Bereid je voor op de toekomst.
Wil je meer weten?
We delen regelmatige onze kennis en inzichten via “insights” en onze oprichter Freek deelt ook via LinkedIn zijn kennis en inzichten.
Wil je eens vrijblijvend met ons sparren over een uitdaging in je bestaande IT landschap? Schiet dan direct een meeting in via calendly.
